Archivierung

Archivierung

Archivierung und Dokumentenmanagement für Unternehmen

Die Digitalisierung schreitet voran und damit auch die gesetzlichen Anforderungen an Unternehmen, Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist revisionssicher zu speichern. Dies betrifft vor allem Kontoauszüge, Bilanzen, Rechnungen, Jahresabschlüsse, Lohnzahlungen uvm. Eine besondere Rolle spielen dabei E-Mails. Sofern diese ebenfalls Rechnungen, Angebote oder steuerlich relevante Informationen enthalten, müssen E-Mails laut GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) ebenfalls revisionssicher archiviert werden.

Für Unternehmen mit digitalem Geschäftsverkehr bedeutet das: viel Aufwand und noch mehr Digitalisierung. Sämtliche Rechnungen (Ein- und Ausgang), Kostenvoranschläge, Handelsbriefe usw. müssen entsprechend archiviert und jederzeit verfügbar sein – für viele Firmen eine große Herausforderung.

Als langjähriger IT-Partner im Bereich von Warenwirtschafssystemen und Archivierungs-Lösungen, kennen wir uns bestens aus. Gerne beraten wir Sie individuell und herstellerunabhängig.

Was bedeutet revisionssicher?

Wenn digitale Dokumente inklusive ihrer Anhänge revisionssicher aufbewahrt werden, bedeutet das, dass sie jederzeit verfügbar, vollständig, maschinell auswertbar und vor allem manipulationsgeschützt sein müssen. Ein Ausdrucken und Ablegen in Papierform reicht nicht.

Je nachdem, wie steuerlich relevant die E-Mails sind, gilt zudem eine Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren.

Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung

Digitale Dokumente, die archiviert werden, müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, damit die Steuerbehörden diese bei Bedarf überprüfen können.

Diese Anforderungen sind:

  • Die Nachprüfbarkeit: Wann ging welches Dokument ein und an wen?
  • Die Vollständigkeit: Sind alle Anhänge verfügbar?
  • Die Richtigkeit: Ist das eingescannte Dokument verändert worden?
  • Die zeitgerechte Buchung: Wurden die Dokumente sofort erfasst?
  • Die Ordnung: Sind die Dokumente übersichtlich und nachvollziehbar?
  • Die Unveränderbarkeit: Wurde etwas verändert und wurde dies protokolliert?

Besserer Workflow dank intelligenter Archivierungslösungen

Nicht nur steuerrechtliche Dokumente sollten digital archiviert werden. Im täglichen Business muss man immer wieder nach Unterlagen oder Informationen suchen – eine Arbeit, die viel Zeit kostet und den Workflow ausbremst.

Schlimmer noch: Informationen, die verloren gehen oder geklärt werden müssen, dauern manchmal Stunden oder Tage. Manche Geschäftsprozesse sind schon zum Erliegen gekommen, weil wichtige Unterlagen fehlten.

Eine intelligente und digitale Archivierung kann dafür sorgen, dass Sie Ihre business-relevanten Dokumente und Informationen in kürzester Zeit finden.

Die Vorteile der digitalen Archivierung:

  • Suchen und Finden von Dokumente in kürzester Zeit
  • Dank Versionierung immer der aktuellste Dokumentenstand
  • Keine Unterbrechung der Arbeitsabläufe mehr
  • Zugriff auf alle Dokumente auch von unterwegs (mobil)
  • Weniger Platzbedarf durch eingescannte und digitalisierte Dokumente
  • Ein weiterer Schritt zum papierlosen Büro
  • Automatische Texterkennung und Verschlagwortung bei gescannten Dokumenten
  • Integration in vorhandene Enterprise-Resource-Planning-Lösungen (ERP) und Warenwirtschaftssysteme möglich
  • Sicher dank individueller Zugriffsrechte

Worin liegt der Unterschied zwischen einem Dokumentenmanagement-System (DMS) und einer Archivierungs-Lösung?

Ein Dokumentenmanagement-System verwaltet alle Dokumente des Tagesgeschäfts, die ständig benötigt werden. Eine Archivierungs-Lösung dagegen sichert und bewahrt Ihre alten Unterlagen langfristig auf. Viele dieser archivierten Dokumente werden dabei nie wieder benötigt und nur im Fall einer Finanzamtprüfung abgerufen.

Konzeption und Planung von Experten

Wie sieht Ihr Business aus? Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden? Welche anderen ERP-, CRM- oder DMS-Lösungen nutzen Sie bereits?

Bevor Sie sich für eine Archivierungs-Lösung entscheiden, sollten Sie sich ausführlich beraten lassen. Denn hierbei geht es um mehr als nur eine Software-Lösung – es geht um die Optimierung der Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen. Erst nach einer genauen Prozess-Analyse lässt sich erkennen, wie sich der Workflow verbessern lässt.

Gerne unterstützen wir Sie und erstellen mit Ihnen das Lastenheft. Dank unserer 25-jährigen Erfahrung mit IT-gestützten Prozessen finden wir die passende Lösung für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter.

Als Lösung für einfache Archivierung und effektives Dokumentenmanagement bieten wir Ihnen inoxision an. Auf der Produktseite erfahren Sie mehr.

Sie benötigen weitere Infos oder eine Beratung zu diesem Thema? Wir rufen Sie gerne zurück!


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