Anwenderbericht: Effizienter und digitalisierter IT-Service mit BesoMobile und besoPlanning
Seit Jahren betreuen wir bei der IT Solutions GmbH Unternehmen und Organisationen bei allen Themen rund um IT-Systeme, Netzwerke und Telekommunikation. Von der Wartung und Reparatur bis hin zu komplexen Installationen sind unsere Techniker täglich für unsere Kunden unterwegs. Dabei war eine der größten Herausforderungen bisher, alle eingehenden Aufträge so zu organisieren, dass jeder Techniker zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist und die benötigten Informationen vollständig und pünktlich erhält. Lange Zeit basierten unsere Abläufe auf einem Mix aus Telefonaten, E-Mails und handschriftlichen Notizen – ein System, das mit unserem Wachstum immer unübersichtlicher und fehleranfälliger wurde. Ein echtes Update musste her.
Vor etwa einem Jahr haben wir dann die mobile Anwendung besoMobile und das dazugehörige Planungstool besoPlanning in unseren Arbeitsalltag integriert. Seitdem hat sich nicht nur der Umgang mit den Aufträgen, sondern auch die gesamte Koordination und Kommunikation mit den Technikern grundlegend verändert. Heute läuft bei uns alles über ein digitales Ticketsystem, von dem die Aufträge über besoPlanning an besoMobile gesendet werden. Die Einführung war ein echter Schritt nach vorn und hat die Effizienz unserer Abläufe revolutioniert.
Vom Kundenanruf bis zur Technikerplanung über besoPlanning
Sobald ein Kunde bei uns anruft und einen neuen Auftrag meldet, wird dieser direkt von unserer Zentrale im Ticketsystem angelegt. Hier erfassen wir alle wichtigen Informationen: die Art des Problems, die Adresse des Kunden, Dringlichkeit und eventuell schon eine erste Fehleranalyse. Früher mussten diese Details noch per Telefon an den Techniker weitergegeben werden, was oft für Missverständnisse oder Verzögerungen sorgte.
Mit besoPlanning ist unser Disponent nun in der Lage, die eingegangenen Tickets schnell und übersichtlich den richtigen Technikern zuzuweisen. Das Tool bietet eine klare Übersicht aller offenen und bereits geplanten Tickets und erlaubt eine optimale Ressourcenplanung. Durch besoPlanning kann der Disponent flexibel reagieren, falls sich Prioritäten ändern oder ein Techniker schneller verfügbar wird. Ein Ticket wird per Drag-and-Drop dem jeweiligen Techniker zugeordnet, und dieser erhält den Auftrag auf seinem mobilen Gerät.
Direkte Auftragsübermittlung und Bearbeitung durch die Techniker
Nachdem der Auftrag dem Techniker über besoPlanning zugewiesen wurde, sieht er die Details in seiner besoMobile-App und kann sich optimal vorbereiten. Vor Ort dokumentiert er jeden Arbeitsschritt und erfasst, welche Materialien er verwendet hat – all dies direkt in der App. So sind alle Informationen immer aktuell und zentral abrufbar, was nicht nur die Transparenz, sondern auch die Effizienz steigert.
Der Abschluss eines Auftrags wird durch die digitale Unterschrift des Kunden bestätigt, der auf dem Smartphone des Technikers unterschreibt. Diese Bestätigung wird in unser ERP-System zurück übermittelt, sodass alle Beteiligten über den Status informiert sind. Die Buchhaltung erhält sofort Zugriff auf die abgeschlossenen Aufträge, wodurch der Abrechnungsprozess stark beschleunigt wird.
Effiziente Nachbearbeitung und Abrechnung
Durch die nahtlose Integration von besoMobile und besoPlanning in unsere bestehende ERP-Infrastruktur ist auch der Verwaltungsaufwand deutlich gesunken. Die Verwaltung hat jederzeit einen Überblick über die aktuelle Auftragslage und die Auslastung unserer Techniker. Diese sofortige Rückmeldung ermöglicht es uns, Rechnungen zeitnah zu erstellen und die Auftragslage immer aktuell im Blick zu behalten.
Früher war die manuelle Erfassung der Dokumentationen sowie das Einholen der Unterschriften sehr zeitintensiv. Jetzt wird all dies automatisch erledigt, ohne dass zusätzlicher Verwaltungsaufwand entsteht. Die nahtlose Anbindung an unser ERP-System entlastet uns enorm und optimiert den gesamten Abrechnungsprozess.
Fazit: Flexibilität und Transparenz durch besoPlanning und besoMobile
Mit besoMobile und besoPlanning haben wir zwei Werkzeuge, die unsere Arbeit im IT-Service grundlegend verändert haben. Wo früher Papier und Telefonnotizen für Verwirrung und Verzögerungen sorgten, steht uns heute ein präzises und transparentes System zur Verfügung. Die Disposition ist jetzt viel flexibler, und die Techniker können sich voll auf ihre Arbeit konzentrieren.
Für uns hat sich die Investition in besoMobile und besoPlanning mehr als gelohnt: Wir haben unsere Effizienz gesteigert, die Kommunikation verbessert und den gesamten Prozess von der Auftragserstellung über die Planung bis zur Abrechnung vereinfacht. Es ist, als hätten wir ein weiteres Teammitglied gewonnen – eines, das uns jeden Tag dabei hilft, die bestmögliche Arbeit für unsere Kunden zu leisten.
